Adjoint(e) de Direction / Executive Assistant

Job Description

<h3>Job Description</h3><p>Job Description<p><p><strong>Adjoint(e) de direction</strong></p><p><strong>Lieu : </strong>Montréal (mode hybride : en moyenne 3 jours par semaine au bureau)</p><p><br /></p><p><strong>Principales responsabilités</strong></p><ul><li><p>Gérer et maintenir les calendriers, rendez-vous et déplacements des cadres supérieurs</p></li><li><p>Organiser et coordonner les réunions et événements, incluant la réservation des salles et de l’équipement requis</p></li><li><p>Préparer, vérifier, consolider et distribuer les présentations et documents destinés à la direction</p></li><li><p>Assurer le suivi des livrables et des échéanciers avec des équipes situées dans différents emplacements</p></li><li><p>Surveiller, trier, répondre et distribuer les communications reçues via Outlook, Microsoft Teams et autres canaux</p></li><li><p>Préparer, soumettre et assurer le suivi des rapports de frais de déplacement</p></li><li><p>Créer et maintenir les organigrammes</p></li><li><p>Accueillir les visiteurs et représenter la direction de manière professionnelle</p></li><li><p>Rédiger, réviser et mettre à jour la correspondance, les rapports, les présentations et les documents confidentiels</p></li><li><p>Appuyer les processus d’embauche, de départs et le suivi des vacances</p></li><li><p>Soutenir divers projets spéciaux tout en respectant un haut niveau de confidentialité</p></li><li><p>Coordonner les échéanciers et la gestion des flux de travail pour les tâches récurrentes</p></li><li><p>Assurer la liaison avec la haute direction et les différentes fonctions de soutien</p></li><li><p>Accomplir toute autre tâche connexe au besoin</p></li></ul><p><strong>Exigences du poste</strong></p><ul><li><p>Minimum de 5 années d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e) de direction ou dans un rôle similaire</p></li><li><p>Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais</p></li><li><p>Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)</p></li><li><p>Solides compétences <span >organisationnelles,</span> stratégiques et en gestion du temps</p></li><li><p>Connaissance des pratiques et procédures administratives de bureau</p></li><li><p>Diplôme d’études postsecondaires requis</p></li><li><p>Connaissance des calendriers de rapports financiers et/ou des responsabilités de secrétariat corporatif (atout)</p></li><li><p>Expérience avec la plateforme Diligent (atout)</p></li></ul><p><strong>Compétences clés</strong></p><ul><li><p>Grande autonomie et débrouillardise</p></li><li><p>Capacité à gérer l’ambiguïté et les priorités changeantes</p></li><li><p>Excellentes aptitudes interpersonnelles et esprit de collaboration</p></li><li><p>Capacité à évoluer efficacement dans un environnement rapide et dynamique</p></li><li><p>Sens aigu du détail et souci de l’exactitude</p></li><li><p>Solide éthique professionnelle, intégrité et fiabilité</p></li><li><p>Flexibilité et adaptabilité</p></li><li><p>Bon sens des affaires</p></li><li><p>Capacité démontrée à traiter des informations sensibles avec discrétion</p><span ></span></li></ul><p><br /></p><p><strong>Executive Assistant</strong></p><p><strong>Location:</strong> Montreal (Hybrid – average 3 days per week in office)</p><p><br /></p><p><strong>Key Responsibilities</strong></p><ul><li><p>Manage and maintain executive calendars, appointments, and travel arrangements</p></li><li><p>Coordinate and schedule meetings and events, including meeting rooms and required equipment</p></li><li><p>Prepare, verify, consolidate, and distribute executive presentations and meeting materials</p></li><li><p>Follow up on deliverables and timelines with internal teams across multiple locations</p></li><li><p>Monitor, respond to, and distribute incoming communications via Outlook, Microsoft Teams, and other channels</p></li><li><p>Prepare, submit, and track travel and expense reports</p></li><li><p>Create and maintain organizational charts</p></li><li><p>Receive and interact with visitors, professionally representing the executive team</p></li><li><p>Prepare and edit correspondence, reports, presentations, and other confidential documents</p></li><li><p>Assist with onboarding, resignations, and tracking vacation schedules</p></li><li><p>Support special projects while maintaining a high degree of confidentiality</p></li><li><p>Coordinate workflows and deadlines for recurring administrative tasks</p></li><li><p>Liaise with senior management and various support functions</p></li><li><p>Perform other related duties as required</p></li></ul><p><strong>Qualifications</strong></p><ul><li><p>Minimum of 5 years of experience as an Executive Assistant or in a similar role</p></li><li><p>Excellent written and verbal communication skills in both French and English</p></li><li><p>Strong proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)</p></li><li><p>Strong organizational, strategic, and time management skills</p></li><li><p>Knowledge of standard office administrative practices and procedures</p></li><li><p>Post-secondary education required</p></li><li><p>Understanding of financial reporting calendars and/or corporate secretary responsibilities (asset)</p></li><li><p>Experience using the Diligent platform (asset)</p></li></ul><p><strong>Key Competencies</strong></p><ul><li><p>Highly autonomous, proactive, and resourceful</p></li><li><p>Comfortable navigating ambiguity and shifting priorities</p></li><li><p>Strong interpersonal and collaboration skills</p></li><li><p>Ability to thrive in a fast-paced, dynamic environment</p></li><li><p>Excellent attention to detail and accuracy</p></li><li><p>Strong work ethic, integrity, and professionalism</p></li><li><p>Dependable and flexible</p></li><li><p>Sound business acumen</p></li><li><p>Demonstrated ability to handle sensitive information with discretion</p></li></ul><p><p>Apply today! </p><p><span >jessicak@fuzehr.com</span></p><p><br /></p><p>#QPQC</p></p></p></p>