Administrative Assistant

Job Description

<p>Notre client est une firme d’architecture bien établie, reconnue pour la qualité de ses projets, son approche collaborative et son souci du détail. Active à toutes les étapes du processus de conception et de réalisation, l’équipe se distingue par son professionnalisme, sa rigueur et son engagement envers l’excellence du service.</p><p>Dans un environnement créatif, structuré et en constante évolution, l’adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle clé en assurant le bon fonctionnement des opérations quotidiennes du bureau. Ce poste s’adresse à une personne organisée, proactive et soucieuse d’offrir un soutien administratif de haut niveau à une équipe de professionnels passionnés.</p><p><br></p><p><b>Réception et administration générale :</b></p><ul><li>Collaboration avec la directrice des finances sur différentes tâches administratives;</li><li>Support à la facturation, rapports des heures facturables, fournisseurs, tenue de dossiers;</li><li>Accueillir les clients, livreurs, représentants, visiteurs, etc…;</li><li>Traitement des courriels généraux, courrier et messagerie, système téléphonique;</li><li>Classement, rangement, archivage;</li><li>Achats, commandes, réservation, abonnements;</li></ul><p> </p><p><b>Développement des affaires :</b></p><ul><li>Collaboration avec les associées sur différentes tâches de relation avec les clients;</li><li>Assurer une veille sur les différents appels de proposition de services professionnels; SEAO et autres plateformes;</li><li>Prendre en charge le montage des dossiers d’offres de services;</li><li>Relation avec les collaborateurs et structurer l’information requise;</li><li>Édition de texte et mise en page – maitrise logiciel Indesign </li><li>Coordonner les impressions et les dépôts;</li><li>Assurer une veille sur les publications Linkedin touchant l’entreprise;</li></ul><p> </p><p><b>Aptitude :</b></p><ul><li>Prise en charge des tâches confiées, débrouillardise et initiative - Autonomie</li><li>Esprit d’équipe et engagement – Implication </li><li>Ordonnée et structurée, sens des priorités – Rigueur</li><li>Souci de l’image du bureau tant au niveau de l’environnement physique que des relations humaines - Courtoisie</li><li>Respect du caractère confidentiel des informations - Discrétion</li><li>Excellent niveau de communication en français et en anglais – Bilingue professionnel</li></ul><p><br></p><p>Si vous souhaitez évoluer au sein d’un environnement dynamique où votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre professionnalisme auront un réel impact au quotidien, ce poste représente une excellente opportunité. Vous aurez l’occasion de contribuer activement au succès d’une équipe passionnée, dans un cadre stimulant et structuré. </p><p><br></p><p><b>Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature en toute confidentialité. Seuls les candidats retenus seront contactés.</b></p><p></p>