Assistant(e) exécutif(ve)

Job Description

Description de l'entreprise<p><strong>Un équipe qui construit bien plus que des bâtiments</strong></p><p>PRISME ARCHITECTURE regroupe une équipe de 40 professionnels passionnés et dynamiques qui travaillent ensemble pour donner vie à des projets porteurs dans nos communautés. Spécialisés en conception de bâtiments institutionnels publics – écoles, infrastructures municipales, établissements hospitaliers – nous avons à cœur de créer des espaces qui inspirent, soutiennent et améliorent la qualité de vie de ses utilisateurs.</p><p><strong>Rejoindre une équipe humaine et des projets ambitieux</strong></p><p>Dans la poursuite de notre transformation, nous sommes à l’aube de défis stimulants, avec des projets ambitieux allant au-delà du domaine institutionnel et qui allient innovation, expertise et partenariats stratégiques. Au-delà des plans et des devis, nous croyons que ce qui nous distingue, c’est notre culture axée sur le bien-être de nos employés<strong> </strong>et notre conviction que les valeurs collaboratives sont la clé de notre réussite.</p>Description de l’offre d’emploi<p>L’assistant(e) exécutif(ve) assure un soutien administratif stratégique et opérationnel auprès du comité de direction, en veillant à la coordination efficace des offres de services, la gestion documentaire, l’organisation interne et la logistique des activités de l’entreprise, avec une approche d’efficacité organisationnelle.</p><p>Soutien aux offres de services  </p><ul><li>Préparer les documents nécessaires, tels que les certificats d'assurance, de francisation, d’AMP et de CNESST, afin de répondre aux exigences administratives</li><li>Assembler les documents finaux pour les offres de services, en respectant les normes internes et celles du client</li><li>Déposer les documents sur les plateformes (ou autre) et ce, dans les délais prescrits</li><li>Maintenir à jour et organiser l'ensemble des documents et informations lié aux offres de services, y compris les fiches de projets, tableaux de bord, CV des employés, coordonnées des clients et l’organigramme de l’entreprise</li><li>Soutenir les directeurs de projets dans la préparation des propositions d’honoraires</li></ul><p>Soutien au comité de direction</p><ul><li>Gérer les agendas des membres du comité (rdv, réunions, déplacements)</li><li>Organiser les réunions : convocations, ordres du jour, logistique, prise de notes, rédaction des procès-verbaux</li><li>Préparer des documents internes : rapports, présentations, notes</li><li>Soutenir les directeurs dans toute tâche de nature administrative</li></ul><p>Gestion générale du bureau </p><ul><li>Répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs</li><li>Planifier et coordonner les réservations (salles, événements, présentations)</li><li>Gérer divers dossiers administratifs, tels que les accès, courriels généraux, gestion d’immeuble et assurances</li><li>Effectuer des transactions courantes : achats, commandes, inscriptions, réservations</li><li>Assurer la gestion documentaire : classement, archivage, confidentialité</li></ul><p>Ce que nous recherchons pour agrandir notre équipe  </p><ul><li>DEC pertinent à l’emploi (techniques de bureautique, coordination de bureau, administration) </li><li>Minimum de 5 ans d’expérience pertinente </li><li>Expérience dans une entreprise de services professionnels (un atout) </li><li>Sens de l’organisation, rigueur et autonomie </li><li>Discrétion et professionnalisme</li><li>Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office ) ( SEAO : un atout) </li><li>Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs demandes simultanées</li><li>Aisance en communication écrite et orale (français) </li></ul><p>Notre expérience employé </p><ul><li>Salaire compétitif établi selon votre expérience et vos compétences </li><li>Horaire à temps plein de 35 heures par semaine avec les vendredis après-midi libres</li><li>Horaires flexibles favorisant la conciliation entre vie professionnelle et personnelle </li><li>7 jours de congés personnels pour répondre aux imprévus et aux besoins du quotidien </li><li>Congé additionnel à Pâques </li><li>Deux semaines de congé payé durant la période des Fêtes </li><li>Assurances collectives et régime de retraite </li><li>Activités sociales variées avec contribution de l’employeur tout au long de l’année</li></ul>Langues<ul><li>Français parlé et écrit - Faible</li></ul>Formations<ul><li>Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique</li></ul>Expérience5 à 10 ans