Coordinateur, Communications et administration

Job Description

<b>Coordinateur, Communications et administration<br></b>
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Poste bilingue dans un environnement professionnel dynamique, alliant coordination, communication interne et soutien aux activités clients. Travail hybride, projets stimulants et interactions variées au sein d'un cabinet de renom à Montréal.<br>
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<b>Ce qu'il y a pour vous :</b><b><br></b>
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<br>• Salaire compétitif : entre $ par an.<br>
<br>• Poste permanent et à temps plein : 35 heures par semaine.<br>
<br>• Du lundi au vendredi, avec un horaire débutant à 8h30 ou 9h00 selon la préférence.<br>
<br>• Travail hybride : 3 jours au bureau et 2 jours en télétravail. Le mercredi est obligatoire au bureau avec la liberté de choisir les deux autres journées de présence.<br>
<br>• Flexibilité avec possibilité de faire des heures supplémentaires selon les besoins.<br>
<br>• 3 semaines de vacances dès la première année.<br>
<br>• Assurances collectives : couverture complète incluant soins dentaires, lunettes et soutien en santé mentale jusqu'à 3 000 $, avec une couverture familiale entièrement financée par l'employeur.<br>
<br>• REER : contribution de 2 % par l'employeur après un an d'ancienneté.<br>
<br>• Programme de bien-être : remboursement jusqu'à 750$ pour l'achat d'équipements de télétravail (écouteurs, Apple Watch, etc.).<br>
<br>• Formations : remboursement de 700$ par année pour le développement professionnel et formation en présentiel 4 jours par semaine.<br>
<br>• Participation à des initiatives internes enrichissantes telles que comités, événements clients et campagnes.<br>
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<b>Responsabilités :</b><b><br></b>
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Administration<br><br>• Rédiger et produire des communications internes, présentations et annonces.<br>
<br>• Coordonner l'arrivée de nouveaux associés avec confidentialité.<br>
<br>• Préparer une première version du budget et effectuer le suivi des états financiers mensuels.<br>
<br>• Organiser les activités de plusieurs comités internes (Centraide, Francisation, etc.), y compris les réunions, ordres du jour, procès-verbaux et suivis.<br>
<br>• Être le point de contact pour les comités internes, externes ou nationaux.<br>
<br>• Respecter les échéanciers et assurer la conformité aux politiques et procédures.<br>
<br>• Préparer des présentations diverses et mettre à jour les plans et listes d'arrivée.<br>
<br>• Gérer les réservations de voyage des membres de l'administration.<br>
<br>• Gérer les tâches administratives : demandes de chèques, remboursements, paiements de factures, gestion de liquidités, etc.<br>
<br>• Coordonner les demandes liées à l'immeuble, comme les listes de contacts et statistiques.<br>
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Développement de la clientèle<br><br>• Coordonner les rapports trimestriels/annuels et les programmes de formation juridique pour des clients stratégiques.<br>
<br>• Soutenir l'organisation d'événements clients (inscriptions, cocardes, accueil, logistique).<br>
<br>• Gérer le calendrier principal d'activités clients et associations pertinentes.<br>
<br>• Coordonner les inscriptions et commandites d'événements ciblés.<br>
<br>• Suivre les dépenses, comptes de dépenses et paiements liés au département.<br>
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<b>Ce dont vous aurez besoin pour réussir : </b><b><br></b>
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<br>• Diplôme universitaire ou formation équivalente en administration, marketing ou communication.<br>
<br>• 3 ans d'expérience dans un poste similaire.<br>
<br>• Expérience en B2B et services professionnels exigée, idéalement en cabinet juridique ou comptable.<br>
<br>• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).<br>
<br>• Connaissance des outils CRM.<br>
<br>• Excellentes compétences de communication orale et écrite en français et en anglais.<br>
<br>• Bilingue en français et anglais requis pour la communication avec les bureaux nationaux et les clients anglophones, ainsi que pour la rédaction de documents internes et externes.<br>
<br>• Capacité à interagir efficacement avec tous les niveaux hiérarchiques et parties externes.<br>
<br>• Sens aigu de l'organisation, capacité à gérer plusieurs priorités.<br>
<br>• Souplesse dans l'horaire de travail pour répondre aux besoins ponctuels.<br>
<br>• Esprit d'équipe, attitude proactive et sens poussé du service à la clientèle.<br>
<br>• Capacité à gérer le stress et à favoriser l'engagement dans les projets collectifs.<br>
<br>• Diplomatie, discrétion et tact indispensables.<br>
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<b>Pourquoi Recrute Action?</b><b><br></b>
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